I november börjar VGR använda det nya vårdinformationssystemet Millennium i länets södra område. För patienterna ska det innebära en mer tillgänglig hälso- och sjukvård, där patientinformationen blir samlad och patienten ska kunna vara mer delaktig i sin vård. Men inför och under tiden som Millennium börjar användas kommer även vården påverkas, och det kommer såväl patienter som medarbetare i vården att märka.
För patienterna kommer övergången till ett nytt system att märkas på olika sätt. Till exempel kan ett besök i vården komma att ta lite längre tid än vanligt när allt är nytt för personalen, dessutom ska alla medarbetare få utbildning under månaderna före driftstarten i november.
Det innebär att VGR inte kommer kunna ge lika mycket planerad vård under en period. Men intensivt arbete pågår för att det ska märkas så lite som möjligt.
– Jag hoppas att invånarna i relativt liten omfattning märker av att vi inför ett nytt system. Den vård invånare förväntar sig att få ska man kunna få även om vi byter system, säger Monica Hjelmgren som är tillförordnad produktionschef på Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS).
– Det vi ändå kan se är att den planerade vården kan komma att ske lite tidigare eller lite längre fram, men den akuta vården och vård som inte kan vänta har vi planerat för att kunna hantera, fortsätter hon.
Hur länge kommer vården att vara påverkad vid införandet?
– Tittar man på vad leverantören säger om erfarenheter från tidigare implementeringar så ser man en stor påverkan de första veckorna och framför allt de första dagarna. Så det planerar vi för.
Går igenom patientlistor
Södra Älvsborgs sjukhus är tillsammans med flera andra vårdverksamheter i Västra Götalands södra område först ut med att införa Millennium (se faktaruta).
Inför starten i november är det många saker som behöver komma på plats. Bland annat går sjukhuset igenom sina patientlistor så att alla uppgifter är aktuella. En annan viktig del är att renodla arbetsuppgifterna och genomföra så mycket planerad vård som möjligt redan nu inför driftstarten i höst.
– Vi pausar vissa utbildningar och annat som inte har med Millennium att göra så att vi kan kraftsamla mot införandet. Vi har en produktionsplan för vårt sjukhus där vi jobbar intensivt med att ha så korta köer som möjligt för att komma i ett bra läge, säger Monica Hjelmgren.
Vårdens medarbetare
Om förhoppningen är att övergången till Millennium kommer påverka patienterna så lite som möjligt så är det tydligt att medarbetare kommer att påverkas desto mer. Under hösten ska alla medarbetare utbildas för att i november vara redo att börja jobba i ett helt nytt system.
Vad ska man som medarbetare ställa in sig på?
– Det här är en typ av omställning där man under lång tid vant sig att jobba i våra befintliga system och dokumentera på ett visst sätt. Från den ena dagen till den andra ska man börja jobba på ett helt annat sätt. Det är otroligt viktigt att vi är väl resurssatta och har respekt för att vissa kommer uppleva det här som jobbigt, säger Levi Siljemyr.
Han är avdelningschef för enheten Avtal, produktionsstyrning och ekonomi på Västra Götalandsregionens (VGR:s) koncernkontor, som har ett regionövergripande ansvar att planera för vården.
Det kommer alltså bli lite knöligt för vårdens medarbetare. Men meningen med ett nytt gemensamt vårdinformationssystem är att det ska bli bättre på sikt.
– Det kommer att vara mycket som är nytt och ta mycket tid i övergången innan vi fyllt på den nya journalen med information och lärt oss att arbeta smidigt i systemet. Men på lite längre sikt ser vi stora fördelar med att dela information mellan alla vårdgivare. På totalen kommer vi att minska på dubbelarbetet och kunna utveckla systemen med nya smidiga lösningar som underlättar vardagen, säger Christian Colldén, utvecklingschef på Närhälsan.
Stöttar varandra
Även de verksamheter som inte inför Millennium i den första etappen kan märka av införandet eftersom de kan behöva ta emot patienter från södra området. Att de olika vårdförvaltningarna i VGR stöttar varandra är en förutsättning för att kunna införa Millennium.
Just nu pågår omfattande simuleringar av olika patientflöden för att se hur vården påverkas och hur påverkan kan minimeras.
– VI behöver säkerställa så att vi har en låg beläggningsgrad på sjukhuset vid införandet, säger Monica Hjelmgren på SÄS, och fortsätter:
– Vi har gjort simuleringsarbeten tillsammans i regionen för att kunna konkretisera vilket stöd som går att få från andra förvaltningar. Än är vi inte riktigt i hamn med arbetet men det kommer vi vara till hösten så att vi kan ha en bra dialog inom VGR så att patienterna får en säker vård.
– Det är en stor fördel att vi är en stor organisation med mycket verksamhet i egen regi, säger Levi Siljemyr.
Införs i etapper fram till 2026
Södra Älvsborgs sjukhus, Närhälsan och övriga verksamheter i södra området är alltså först ut. Sedan ska samma resa göras i resterande delar i Västra Götaland, i etapper fram till hösten 2026.
– Vi kommer lära oss oändligt mycket på det första varvet och därför är det också viktigt att alla förvaltningar som så småningom ska in i systemet eller genomföra en sådan här implementering också är delaktiga. Vi kommer få en väldigt bra koll på hur vi kan planera för och minimera påverkan framöver, säger Levi Siljemyr.
– När Millennium är på plats och inkört tror jag man kommer fråga sig varför vi inte gjort detta tidigare, fortsätter han.
Monica Hjelmgren på SÄS är inne på samma spår.
– Jag önskar att vi hade haft det här systemet redan för 15–20 år sedan. I dagsläget kan vi inte hjälpa våra patienter fullt ut för vi ser inte den information som finns på andra ställen, hos andra vårdgivare. Så det är det största värdet för invånaren, att vi ökar kvaliteten på vården. Vi kommer också som medarbetare kunna hjälpa varandra på ett bättre sätt när vi blivit vana vid nya arbetssätt som systemet innebär och det kommer ge en bättre arbetsmiljö, säger Monica Hjelmgren.
Text: Andreas Kron
vgrfokus@vgregion.se
Fakta: Millennium
Millennium är det nya vårdinformationssystemet som ska införas i hälso- och sjukvården i VGR, hos privata vårdgivare med avtal med VGR och hos de 49 kommunerna i Västra Götaland.
Vårdinformationssystemet ska ersätta ett trettiotal befintliga system i VGR:s IT-miljö.
Millennium ska användas inom all hälso- och sjukvård i VGR, flertalet privata vårdgivare med avtal med VGR och i vissa delar i de 49 kommunerna i Västra Götaland.
Leverantör av systemet är amerikanska Oracle (f.d. Cerner), en av världens största koncerner inom IT-system för hälso- och sjukvården.
Första införande är 12 november 2024 och berör verksamheter i Västra Götalands södra område.
- Södra Älvsborgs sjukhus
- Vårdcentraler och Rehab, Närhälsan
- Regionhälsan
- Regional laboratorieverksamhet
- Städ & service
- Kommunal primärvård och privata vårdgivare (informationsutbyte)
Därefter fortsätter successiva införanden under 2025 och 2026.