Sena leveranser, otillräcklig utbildning, bristande användarvänlighet och tekniska problem. Det är några exempel på medarbetares upplevelser av Millenniuminförandet, som kommer fram i den insamling av erfarenheter som pågår inom Västra Götalandsregionen (VGR). Snart är allt material insamlat och blir då en viktig input i det fortsatta arbetet.
I december påbörjades ett stort arbete med att samla in och omhänderta erfarenheter från medarbetare i VGR om införandet av Millennium. Det är ett omfattande råmaterial som samlas in från bland annat dialogmöten, öppen webbfråga, intervjuer, avvikelserapporter och inkomna skrivelser.
Synpunkter och inspel handlar om allt från tekniska detaljer till övergripande förändringsledning. Alla erfarenheter är ännu inte sammanställda, men redan nu framträder flera återkommande teman.
– Det insamlade materialet som rör upplevelserna av införandet är väldigt värdefullt och ger en god belysning av flera viktiga perspektiv. Det kommer att vara till stor nytta vid kommande införanden – oavsett vilket vägval VGR gör, säger Karin Looström Muth, hälso- och sjukvårdsutvecklingsdirektör med ansvar att samordna arbetet framåt inför beslut om hur VGR ska gå vidare.
Otillräckliga förberedelser
Många medarbetare som ingick i den första driftstarten av Millennium ger en bild av att förberedelserna var otillräckliga och påverkade av bland annat sena leveranser, komplicerade arbetsflöden och bristfälliga utbildningar.
Det förekommer även vissa positiva synpunkter kring bland annat engagemang, lösningsfokus och enskilda funktioner i det nya systemet. Men många medarbetare beskriver negativa erfarenheter som skapade frustration och känslor av otillräcklighet.
Några exempel på återkommande synpunkter:
- Bristande förberedelser och utbildning. Sena leveranser och sen information ledde till stress och dålig arbetsmiljö. Utbildningen upplevdes av många som bristfällig, ofullständig och inte anpassad efter specifika yrkesroller.
- Systemets användarvänlighet. Millennium som system upplevdes svårt och ineffektivt med många komplicerade arbetsflöden och det fanns synpunkter på systemets grundläggande logik och design.
- Tekniska problem. Upplevelse av att flöden och arbetssätt inte var tillräckligt testade innan driftstart och upplevda tekniska problem i samband med driftstarten, till exempel långsamma svarstider och buggar.
Arbetet med att samla in erfarenheter bedrivs i flera olika former. Underlag hämtas bland annat från ett 80-tal dialogmöten med olika grupper av medarbetare, över 70 individuella djupintervjuer med vårdmedarbetare och drygt 1 200 svar på en frivillig och öppen webbfråga på VGR:s intranät.
– Många gjorde ett enormt arbete och slet hårt för att förbereda för införandet. Nu är det viktigt att dra lärdomar inför vårt fortsatta arbete med att bereda vägval framåt och förbereda bättre inför kommande införanden av digitala system. Det handlar inte bara om tekniska problem utan om helheten – människa, teknik och organisation, säger Karin Looström Muth.
Den totala sammanställningen av erfarenhetsinsamlingen kommer inom några veckor. Där kommer fokus att ligga på framåtsyftande medskick till det fortsatta arbetet.
– Det är viktigt att var och en får beskriva sina erfarenheter med egna ord och alla inspel tas omhand på ett strukturerat sätt. Stort tack till alla er som tagit er tid att dela era erfarenheter, säger Karin Looström Muth.
Text: Anders Sandahl och Lena Löfgren
Bild: José Lagunas Vargas
vgrfokus@vgregion.se
Fakta: Så samlar VGR in medarbetarnas erfarenheter
- Drygt 80-tal dialogmöten som hållits av program Millennium, utförarförvaltningar, koncernkontoret, några regionala grupperingar samt privata vårdgivare och kommuner
- Drygt 70 djupintervjuer med vårdpersonal i olika förvaltningar och professioner
- Drygt 1 200 svar på en intern webbfråga: Utifrån dina erfarenheter, vad är viktigt att tänka på vid framtida införande av vårdinformationssystem?
- Drygt 70 inkomna skrivelser
- Riktade frågor till VGR:s samordningsråd
- Avvikelserapportering