Vad var det som hände egentligen? Och vad sker nu? Alla frågor går inte att svara på än, men regiondirektör Håkan Sandahl blickar framåt efter att införandet av Millennium pausats.
– Vi arbetar intensivt med att omhänderta de frågor som har uppkommit och kartlägga vad som har hänt, samtidigt som vi behöver få en ordentlig analys av läget innan vi kan avgöra hur vi bäst går vidare. Medarbetarna behöver också en chans att få landa lite, säger han.
Det har gått två veckor sedan det nya journalsystemet Millennium började införas i Västra Götalandsregionen – för att sedan pausas på grund av omfattande problem.
För många anställda i Västra Götalandsregionen (VGR) har det varit några tuffa veckor: för vårdpersonal i det södra området, där införandet av Millennium påbörjades, för personal på andra sjukhus, som fick extrapatienter, men också för anställda inom digitaliseringsstaben och program Millennium, som i vissa fall jobbat flera år med det nya systemet.
– Det är många som har haft en tuff höst, och ännu fler som vill ha svar. Svar på vad som hände, hur det kunde bli så, vad det har kostat och vad som kommer att hända nu. Både utanför organisationen och från medarbetarna ställs en rad frågor just nu, vilket naturligtvis är helt förståeligt, säger Håkan Sandahl.
Det är frustrerande att inte kunna svara på allt, menar han, men bilden behöver klarna ytterligare innan det går att ge raka besked.
– Vi vill inte fatta några förhastade beslut i en period där det har skett mycket på kort tid och där det fortfarande finns många frågetecken. Det är många perspektiv att ta hänsyn till – medarbetarnas bästa, invånarnas bästa, juridik, ekonomi och säkerhet, för att bara nämna några.
Extern granskning
En granskning av införandet av Millennium kommer att påbörjas så snart som möjligt, efter beslut av regionstyrelsen. Den granskningen ska utföras självständigt av en extern part, men än är det inte klart vilka som gör den.
– De ska undersöka vad som hänt vid införandet och hur det kunde bli så, helt enkelt klargöra vad som föranlett de stora problem som uppstod vid driftsättningen. Det känns väldigt bra att det arbetet drar igång i närtid.
Redan den 10 december ska en första presentation lämnas till regionstyrelsens ägarutskott, men Håkan Sandahl poängterar att det enbart kommer att bli en inledande lägesrapport med de insikter som dittills kunnat nås.
– Det är viktigt att säga att granskningen då bara kommer att vara påbörjad – det kommer inte att finnas så många svar än. Men jag tänker mig att det bör finnas en initial bedömning av vad som behöver göras, och hur länge granskningen kommer att behöva pågå.
”Viktigt steg”
Samtidigt som den externa granskningen är igång finns det många frågor som behöver hanteras på ett sammanhållet sätt inom VGR, både på koncernkontoret och regionövergripande med berörda förvaltningar.
– Många beslut kommer att behöva invänta den externa granskningen, men det finns självklart redan nu mycket som behöver omhändertas och lösas ganska omgående. Därför har jag gett hälso- och sjukvårdsutvecklingsdirektör Karin Looström Muth ansvar att leda och organisera det arbetet, säger Håkan Sandahl.
Uppdraget innebär både att se till att omhänderta det kritiska läget på kort sikt och att ta fram en handlingsplan med ett mer långsiktigt perspektiv.
– Det här är, vid sidan av den externa granskningen, ett viktigt steg på vägen framåt, i den tuffa situation som organisationen befinner sig. Det här arbetet kommer att leda till att vi kan identifiera beslut som måste fattas samtidigt som granskningen är igång, och även peka ut en övergripande strategisk riktning.
Medarbetarnas erfarenheter viktiga
I uppdraget ingår bland annat att omhänderta medarbetarnas erfarenheter av såväl systemet Millennium som införandeprocessen, och tillsammans med skyddsorganisationen (skyddsombud) och arbetstagarorganisationerna (facken) utveckla arbetssätt för fortsatt samverkan och dialog.
En av de viktigaste uppgifterna för VGR framöver är just att lyssna på medarbetarna, menar Håkan Sandahl.
– Det handlar både om att samla in erfarenheter och kunskaper som är viktiga för oss att ha med inför framtiden, och att möta medarbetarnas behov utifrån ett arbetsmiljöperspektiv.
Rätt beslut att pausa
För att skapa sig en bild av läget har Håkan Sandahl de senaste veckorna haft åtskilliga kontakter med medarbetare som varit involverade i införandet.
– Jag har hela tiden återkommit till att det finns olika bilder av hur systemet fungerade, och det tycker jag fortfarande att det finns. Det finns beskrivningar av saker som har fungerat och beskrivningar av saker som inte har fungerat. Det har inte varit nattsvart mörker överallt, det är viktigt att säga, även om det är den bilden som har blivit dominerande. Men alla verkar överens om att det – i det läge som uppstod – var rätt beslut att pausa breddinförandet. Det tycker jag också.
I de verksamheter som började införa Millennium har nu de tidigare systemen tagits i drift igen, och arbetet fortgår ungefär som innan – med skillnaden att delar av personalstyrkan är påverkad efter höstens problem och tvära kast. I många fall har också förtroendet för arbetsgivaren sjunkit.
– Där behöver vi försöka återfå förtroendet, och det enda sättet att göra det är att agera. Vi behöver möta medarbetarna och lyssna på vad de har att säga, det är en viktig del i hur vi tar oss vidare.
Inga stora förändringar i närtid
Håkan Sandahl menar också att det florerar en del missförstånd om Millennium som upprör både medarbetare och invånare. Han hör ofta att VGR har betalat 5,5 miljarder kronor för ett system som inte fungerar.
– Den summan är avsatt i budget för hela förändringsarbetet – både Millennium som system och vår egen organisation för införande och drift. För själva systemet finns en beslutad ram om 863 miljoner kronor. Än så länge har vi bara betalat ut en tiondel av den summan, 89 miljoner. Det är också väldigt mycket pengar, men det har aldrig varit tal om att vi ska betala 5,5 miljarder till en extern leverantör. Betalningar sker allteftersom vi ser att det fungerar.
Nu behöver VGR som organisation hämta andan en tid, menar Håkan Sandahl. Några stora förändringar kommer inte att ske den närmaste tiden.
– Jag har också meddelat Sjuhäradskommunerna att deras planerade start i februari behöver skjutas på framtiden.
Behövs ett gemensamt system
Samtidigt är grundförutsättningarna desamma nu som för några månader sedan, poängterar han: det behövs ett nytt, gemensamt system för hela hälso- och sjukvården i Västra Götaland, där medarbetarna jobbar på samma sätt och i samma journalsystem.
– De system som finns inom vården i dag har nått slutet av sin livscykel och kommer så småningom inte att kunna användas längre. Millennium köptes in för att ersätta minst ett 20-tal av dessa system. I den frågan behöver vi tillsammans med medarbetarna hjälpas åt att komma framåt de närmaste åren.
Text: Elin Widfeldt
vgrfokus@vgregion.se
MER OM MILLENNIUM:
- Varför pausades införandet? Varför har inte VGR valt samma journalsystem som många andra regioner i Sverige? Här finns frågor och svar om införandet av Millennium.
TIDIGARE ARTIKLAR:
- När Millennium är pausat – detta händer nu (om nuläget och regiondirektör Håkan Sandahls brev till medarbetarna)
- Extern granskning av införandet av Millennium
- Tillfällig paus av breddinförande av Millennium