Snart är slutrapporten som ska ligga till grund för hur Västra Götalandsregionen (VGR) går vidare med vårdinformationssystem klar. Utvärderingar, jämförelser och analyser har genomförts under året och handlingsalternativ – som vart och ett innebär utmaningar och möjligheter – har tagits fram. Allt ska nu sammanställas inför kommande politiskt beslut.
Under 2025 har VGR arbetat intensivt med att utvärdera vad som gick fel vid införandet av Millennium, samlat in erfarenheter och analyserat möjliga vägar framåt. Fyra handlingsalternativ har identifierats:
- Fortsätta med Oracle Millennium enligt nuvarande avtal
- Upphandla ett nytt kärnsystem
- Införa ett modulbaserat system
- Utveckla ett eget system
Per Albertsson och Anders Kullbratt är beslutsfattare i den samordningsgrupp som leder arbetet med att VGR ska säkerställa ett adekvat vårdinformationssystem.
– Det är ett mycket komplext vägval som ska göras. Samtliga alternativ innebär konsekvenser i form av kostnader, förändrade arbetssätt och där vi måste fortsätta använda befintliga system under en lång tid framöver. Det finns många behov, önskemål och förväntningar som ligger på bordet och det kommer i princip vara omöjligt att matcha eller kunna tillmötesgå alla, säger Anders Kullbratt.
Vad är viktigast?
– I grund och botten är det viktigaste att vi får ett vårdinformationssystem som är så bra som möjligt för våra invånare och medarbetare. Det är många faktorer som kommer att viktas in och det är inte uteslutet att det kommer finnas korsningar mellan flera handlingsalternativ. Vårt uppdrag i samordningsgruppen är att vända på alla stenar och ta fram ett så bra underlag som möjligt till politiken, säger Per Albertsson.
Gemensamma utmaningar i handlingsalternativen
Oavsett vilket alternativ som väljs kommer det att krävas nya arbetssätt i vården. Det handlar om hur information dokumenteras, hur system inom Västra Götaland samverkar och hur digitala lösningar ska användas i vården. Millennium var bland annat tänkt att standardisera flera processer och vårdförlopp genom att ersätta ett stort antal befintliga system. Flera av dessa system är tekniskt föråldrade eller har avtal som löper ut i närtid. Eftersom ett nytt system dröjer, behöver dessa lösningar användas längre än planerat.
– Det innebär att VGR måste förlänga avtal, göra tekniska uppgraderingar och ibland upphandla på nytt. Det i sin tur medför också kostnader, säger Anders Kullbratt.
Flera av de system som används i vården i dag levereras ju också av Oracle, hur påverkar det ert kommande beslutsunderlag?
– Det är en aspekt som ingår i den breda helhetsbedömningen tillsammans med juridiska och tekniska konsekvenser. I nuläget förhåller vi oss till ingångna avtal vi har med våra leverantörer av befintliga system och den pausöverenskommelse vi har med Oracle, säger Per Albertsson.
Som ett led i att hålla nere kostnaderna under pausen minskas organisationen kring Millennium kraftigt. Från cirka 240 roller i april kommer bemanningen senare i höst att vara nere på knappt 80. Den organisation som behålls har nyckelkompetens och erfarenhet för att snabbt kunna påbörja arbetet för ett nytt vårdinformationssystem oavsett vad det blir.
Men ett nytt införande kommer att dröja och det i sin tur är också förenat med en kostnad.
– Tyvärr är en kostnadsökning en av konsekvenserna av att införandet misslyckades. Vi är ännu inte helt i mål med de ekonomiska prognoserna för de olika handlingsalternativen. Men vi vet att summorna blir betydligt högre än den ursprungliga totalbudgeten för Millennium. Ekonomin blir en del som vävs in i den samlade bedömningen kring vägval framåt, säger Anders Kullbratt.
Medarbetarnas erfarenheter viktiga
Under året har VGR samlat in omfattande erfarenheter från vårdpersonal och medarbetare som har arbetat med införandet. Fel och problem som uttryckts tillsammans med inrapporterade avvikelser har analyserats.
– Det är viktiga insikter att ta med i bedömningen. Vi ser att förutom rent tekniska problem så återkommer faktorer som brister i utbildning, stöd och förberedelser, vilket vi måste arbeta hårdare med. Det omfattande arbete som ett nytt införande innebär måste vara solklart för alla medarbetare och chefer som berörs oavsett vilket system vi väljer i framtiden, säger Per Albertsson.
Expertgrupp vill se beslut om Millennium
Den externa expertgrupp som gett oberoende stöd och kvalitetssäkring i samordningsgruppens arbete förespråkar i sitt utlåtande en beslutsgång där VGR först säger ja eller nej till en fortsättning med Millennium innan beslut fattas om handlingsalternativ.
– Här kan man å ena sidan argumentera för att det handlar om ja eller nej till Millennium. Men vi kikar också på hybridlösningar där till exempel Millennium skulle kunna vara en del i ett modulbaserat alternativ. Vi kommer väga in den synpunkten tillsammans med allt annat material vi har i slutrapporten som vi lämnar ifrån oss, säger Anders Kullbratt.
Totalt har det under arbetets gång etablerats 37 arbetsgrupper med 161 deltagare där arbetet antingen pågår, är vilande eller har avslutats. Deltagarna representerar 42 olika yrkestitlar och är verksamma i 18 organisationer, förvaltningar och verksamheter både inom och utanför Västra Götalandsregionen.
– Det är ett omfattande arbete som vi bedrivit i samordningsgruppen och undergrupper och nu går vi in i slutfasen. Många delar ska bidra till en större helhet. Det handlar om att dra erfarenheter av det som hänt, men också blicka framåt och komma med bra och kloka reflektioner, säger Anders Kullbratt.
Samordningsgruppens slutrapport kommer innehålla rekommendationer, analyser och en plan för fortsatt arbete. Rapporten väntas landa hos politikerna under november.
Text: Björn Johansson
E-post: vgrfokus@vgregion.se
Om allmänna handlingar – tänk på detta när du kontaktar VGRfokus